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遠程異地評標及異地談判實務操作要點分析

中國石油集團長城鉆探工程有限公司 蔣斌泉

摘要：與傳統(tǒng)招投標對比，電子招投標交易平臺具有操作便捷、降低成本等突出優(yōu)勢，因而得到廣泛應用。2020年以來，隨著抗擊新冠肺炎疫情的需求不斷強化，電子招投標交易平臺的應用有了創(chuàng)新，即遠程異地評標和遠程談判。筆者對此作初步分析，以期推動電子招投標的發(fā)展。

  關鍵詞：遠程異地評標;異地談判

  近年來，電子招投標活動發(fā)展迅速。除了招標信息發(fā)布與專家抽取功能之外，一部分電子招標投標交易平臺(以下簡稱“電子交易平臺”)實現(xiàn)了招標方案審批、招標文件發(fā)售與澄清、投標文件遞交、開標、評標、發(fā)放中標通知書、歸檔等功能，降低了成本，提高了效串。為解決人員遠途差旅問題，各地開始嘗試遠程異地評標。2020年新冠肺炎疫情的客觀環(huán)境像是一劑催化劑，迅速促進了遠程異地評標應用的深入。一些企業(yè)在不增加開發(fā)成本的情況下，利用現(xiàn)有電子交易平臺嘗試組織遠程談判，取到良好效果。

  電子交易平臺的創(chuàng)新應用之一:異地評標

  遠程異地評標的第一種模式通常，評標委員會的全體成員集中到評標地點評標，當評委之間需要就評標項目討論時，可以面對面無障礙交流。無論是評標專家還是招標人代表，如果有評委工作生活的城市與評標地點所在城市不同，則會發(fā)生差旅費。于是，有的代理機構通過避免抽取外地評標專家的方式，即將專家的抽取范圍限定為評標地點所在城市，來控制評標成本。大型企業(yè)由于業(yè)務范圍廣泛或者附屬機構較多，還要面對招標人代表差旅頻繁的問題。尤其是2019年，石油天然氣等行業(yè)面臨復雜的市場環(huán)境，對企業(yè)的降本增效提出更高要求。為進一步控制成本，這些企業(yè)嚴控差旅，招標人/代理機構開始嘗試遠程異地評標。即招標人代表在一個地點， 評標專家集中在另一個地點，通過視頻通訊軟件溝通，雙方都使用經國家認證的手寫板完成全流程電子招標投標項目的評標報告簽署。這種模式有一個無形的約束:簽字的媒介-手寫板。

  遠程異地評標的第二種模式

  2020年春節(jié)正是國內新冠疫情嚴峻的時期，原計劃春節(jié)后開標的大批項目不得不延期開標，招標工作出現(xiàn)兩種截然不同的情況。一種是完全停滯。因為投標人無法到現(xiàn)場遞交投標文件，部分投標人甚至存在裝訂投標文件的困難:或者因為招標人/招標代理機構沒有足夠多的場地，無法使評標專家分散在不同的評標室，保持安全距離，降低人員聚集的風險。另一種是企業(yè)的招標工作雖然較之前有所減少，但一直有序進行。因為這些企業(yè)的招標項目多采用了“全流程電子招標投標+遠程異地評標”的組合方式，還打破了手寫板的約束。后來，該模式發(fā)展到更新、更高的形式:招標人代表與評標專家都分散在不同的點，可能是家中或者辦公室中，通過視頻通訊軟件溝通，各方通過手機應用軟件完成全流程電子招標投標項目的評標報告簽署，簽字同樣是經國家認證的有效數(shù)據電文。

  遠程異地評標的三個關鍵點

  第一是全流程電子招投標。因為采用了全流程電子招投標的形式，投標人可以足不出戶在電子交易平臺上投標，解決了投標人無法裝訂投標文件或者無法到現(xiàn)場遞交投標文件的問題。工作人員在電子交易平臺完成開標、專家抽取、組織評標、結果公示和定標工作，只要給評委開放權限就能夠評標，解決了招標人/招標代理機構場地不足的問題。

  第二是電子交易平臺支持電子簽名。遠程異地評標使得專家能夠分散評標，解決了人員差旅成本控制和聚集風險的問題。但如何讓所有評委的簽字都簽署在評標報告中，并且保證簽字的有效性?利用經國家認證的手寫板簽署電子簽名是解決方案之一。沒有手寫板的情況下又該怎么辦? 一些電子交易平臺的技術人員利用互聯(lián)網技術，找到了解決這一難題的辦法，即通過手機應用軟件遠程掃碼簽字。

  第三是評標時的通訊軟件。盡管每位評委都是獨立評審的，但由于評委分散在不同的地方，有時仍然需要溝通討論。如何實現(xiàn)異地評委之間的溝通?可借助網絡通訊軟件。

  電子交易平臺的創(chuàng)新應用之二:遠程談判

  在新冠疫情的背景下，非招標采購項目的組織同樣受到挑戰(zhàn)。外地的供應商怎么參加談判?談判小組的成員不在同一個地點時怎么組織談判?談判報告怎么簽署?得益于遠程掃碼簽字的實現(xiàn)，一些企業(yè)受到啟發(fā)，嘗試利用電子交易平臺組織遠程談判。具體操作為:相關方通過視頻通訊軟件溝通和談判，在電子交易平臺內記錄談判過程和結果，包括談判供應商在內各方通過手機應用軟件遠程掃碼簽字確認談判結果。

  實踐中，注意事項有以下方面。

  首先是談判供應商代表身份的核實。可要求談判供應商將不涉及核心競爭(例如報價、折扣方案)的響應文件在談判前發(fā)給工作人員，談判之初由工作人員通過談判供應商代表實時出示的身份證和響應文件中的授權文件或身份證明文件進行對比，確認對方的身份。

  其次是原件與掃描件的效力層級。對于多家供應商參加談判的項目，如果要求談判供應商提前發(fā)送的談判文件里包含報價等涉及核心競爭的內容，對方難免會有報價提前泄露造成被動競爭的擔憂。為了打消這個擔憂，可以在涉及核心競爭內容的溝通時，再要求對方對該部分做出響應。另外，因為是視頻形式的遠程談判，工作人員收到的中間報價單只是掃描件，原件在談判供應商手中。一旦談判供應商反悔，新制作一份不同的報價單原件，發(fā)生糾紛時，需要提供證據，原件的效力高于掃描件，這對采購人是不利的。怎么才能規(guī)避這種風險?可以要求談判供應商在報價單中增加一條聲明:本報價及承諾函的掃描件與原件具有同等法律效力。聲明的內容根據需要調整，但本質是確保掃描件與原件相同的法律效力。

  再次是視頻通訊軟件的選用。可選的通訊軟件類別較多，應綜合考慮使用便利性、穩(wěn)定性、安全性、成本等因素。此外，還應考慮備用通訊軟件。如果主選的通訊軟件使用效果不佳時，應有備選的通訊軟件。

  再其次是培訓。由于通過手機應用軟件遠程掃碼簽字，一些較少使用電子交易平臺的人員可能不會操作。這就要求工作人員對談判小組和談判供應商組織開展必要的培訓。

  最后也是非常重要的一點，保密問題。當需要同談判供應商逐一溝通談判時，應確保其他談判供應商不會在不被人注意的情況下進入正在談判的網絡空間，不會借此竊取對方的秘密。應實現(xiàn)工作人員對談判空間的進入權限可控。由于電子交易平臺主要是為了實現(xiàn)招標投標活動，支持投標文件的提交，但不-定支持談判響應文件的提交。因此，談判小組談判時需依據工作人員提供的談判資料，這些資料在傳輸時應進行加密。

  結語

  電子交易平臺為企業(yè)采購發(fā)揮了重要作用，但仍需不斷優(yōu)化提升，拓展應用的范圍和深度。筆者提出兩條建議，一是開發(fā)視頻通訊功能。受限于電子交易平臺的現(xiàn)有條件，遠程異地評標和遠程談判尚需借助第三方的視頻通訊軟件來開展。如果電子交易平臺增加視頻通訊的功能，遠程異地評標和遠程談判的組織便利性將大大提高。二是開發(fā)非招標模塊。雖然需要投入一定成本，但是非招標模塊的使用，將為相關方帶來遠超成本的綜合收益。

  參考文獻:

  [1]劉新新,吳亞楠.多維度建立電子招標投標系統(tǒng)應急體制[J].招標采購管理,2020.(05):27-28.