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編制文件小錯(cuò)誤不斷成功招投標(biāo)從何談起

吳周艷

  “細(xì)節(jié)決定成敗”“千里之堤，潰于蟻穴”，這些道理在各行各業(yè)一再得到驗(yàn)證，在招投標(biāo)領(lǐng)域也不例外。我們經(jīng)?？吹?，在重要的招標(biāo)和投標(biāo)過程中，常常出現(xiàn)編寫投標(biāo)文件時(shí)復(fù)制粘貼出錯(cuò)、采購(gòu)人名稱寫錯(cuò)、公用文件忘了替換、錯(cuò)蓋公章等低級(jí)錯(cuò)誤，導(dǎo)致投標(biāo)失敗。這種編制投標(biāo)文件不走心的行為，把本來(lái)就要到手的項(xiàng)目毀于一旦，讓人扼腕嘆息。

  下面筆者從現(xiàn)實(shí)工作中梳理出以下幾個(gè)因疏忽而失敗的案例，以饗讀者。

  編寫文件時(shí)復(fù)制粘貼出了錯(cuò)

  某采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在編寫采購(gòu)文件時(shí)要求：“采購(gòu)文件中用“★”符號(hào)標(biāo)明的條款為實(shí)質(zhì)性要求和條件，其中任何一條出現(xiàn)負(fù)偏離，其投標(biāo)無(wú)效。”可采購(gòu)文件編制人員在獲得采購(gòu)人的技術(shù)要求后，直接進(jìn)行了復(fù)制粘貼，把“★”符號(hào)給忘了，沒有標(biāo)明出實(shí)質(zhì)性要求和條件。

  在評(píng)審過程中，專家以采購(gòu)文件存在“重大缺陷導(dǎo)致評(píng)審工作無(wú)法進(jìn)行”作廢標(biāo)處理。

  現(xiàn)實(shí)中，很多采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)工作人員容易出現(xiàn)此類錯(cuò)誤，都是復(fù)制粘貼惹的禍，編制采購(gòu)文件時(shí)工作人員一般都是基于原范本或模版進(jìn)行編寫，在編寫過程中一般不會(huì)去修改一些通用條款，只會(huì)針對(duì)項(xiàng)目的報(bào)名條件、技術(shù)參數(shù)和評(píng)分細(xì)則等要素進(jìn)行修改，當(dāng)采購(gòu)人提供了技術(shù)參數(shù)的電子版時(shí)，復(fù)制粘貼就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作，這個(gè)時(shí)候，編制人員最容易疏忽的就是用“★”符號(hào)標(biāo)明實(shí)質(zhì)性要求和條件。在這個(gè)案例中，技術(shù)條款中沒有任何一條用“★”符號(hào)標(biāo)明，投標(biāo)人沒有實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求，那投標(biāo)人提供的產(chǎn)品或服務(wù)還能有保障嗎？最后中標(biāo)（成交）的結(jié)果可能與采購(gòu)人的實(shí)際要求大相徑庭，這是采購(gòu)人無(wú)法接受的。

  某投標(biāo)人在投標(biāo)過程中，投標(biāo)授權(quán)代表人隨身的身份證是有效的，可評(píng)審專家發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件中的身份證掃描件是過期的，專家認(rèn)定該投標(biāo)人為無(wú)效投標(biāo)。詢問后發(fā)現(xiàn)，編寫投標(biāo)文件的工作人員在編寫投標(biāo)文件時(shí)復(fù)制粘貼了以前的投標(biāo)文件，沒有將新的身份證替換，導(dǎo)致投標(biāo)失敗。

  筆者在評(píng)標(biāo)過程中，發(fā)現(xiàn)類似情況還不少。有營(yíng)業(yè)執(zhí)照已更換，但投標(biāo)文件中沒有更新；有現(xiàn)場(chǎng)提供的IS09001認(rèn)證證書原件已年檢，但投標(biāo)文件中的掃描件依然未年檢等。

  筆者提醒，投標(biāo)人在企業(yè)出現(xiàn)與投標(biāo)有關(guān)的證件更新或年檢的時(shí)候，編制投標(biāo)文件的工作人員一定要注意更新情況，不能只是簡(jiǎn)單復(fù)制粘貼，否則，企業(yè)投入了大量的人力、物力和財(cái)力，最終因小疏忽導(dǎo)致無(wú)效投標(biāo)，讓人揪心。

  采購(gòu)人名稱寫成了其它名稱

  某知名物業(yè)公司在參與某高校的物業(yè)項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，在物業(yè)管理方案中把本次的采購(gòu)人名稱寫成了其它高校的名稱，在評(píng)審中，專家給此方案打了0分，該物業(yè)公司最終失去了中標(biāo)的機(jī)會(huì)。

  在物業(yè)招標(biāo)過程中，考察一家物業(yè)公司對(duì)項(xiàng)目的管理方案是常用的評(píng)分條款，可很多物業(yè)公司在投標(biāo)時(shí)并不是認(rèn)真針對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目編寫可行性的方案，而是從之前投標(biāo)文件的方案中直接進(jìn)行修改，但修改過程中常常因?yàn)榫幹迫藛T的疏忽，未曾將原采購(gòu)人名稱、地址等要素給替換掉，最終導(dǎo)致投標(biāo)失敗。

  筆者提醒，投標(biāo)人在制作投標(biāo)文件時(shí)，不能因?yàn)槭∈?，直接在舊的或者他處借用過來(lái)的投標(biāo)文件上直接修改，這樣容易疏漏或者疏忽，從而產(chǎn)生采購(gòu)人名稱沒有修改的低級(jí)錯(cuò)誤，導(dǎo)致投標(biāo)失敗，浪費(fèi)了企業(yè)大量的人力、物力和財(cái)力。

  共用文件忘了替換

  某省集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)為某廳采購(gòu)一批IT類設(shè)備設(shè)施。《售后服務(wù)承諾函》屬于實(shí)質(zhì)性響應(yīng)條款，在評(píng)審過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)發(fā)現(xiàn)投標(biāo)公司A投標(biāo)文件中的《售后服務(wù)承諾函》所寫的承諾對(duì)象竟然不是本項(xiàng)目的采購(gòu)人，而是另一家與其完全不相干的單位。評(píng)標(biāo)委員會(huì)詢問A公司授權(quán)代表，A公司代表解釋，是制作標(biāo)書時(shí)出了問題。當(dāng)時(shí)A公司要同時(shí)制作兩份投標(biāo)文件，一個(gè)是省里的項(xiàng)目，一個(gè)是市里的項(xiàng)目，這兩個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容大致相同，制作投標(biāo)文件時(shí)沒有將項(xiàng)目?jī)?nèi)容的替換做徹底，造成了這一后果。A公司代表希望評(píng)標(biāo)委員會(huì)給予諒解，并申請(qǐng)補(bǔ)充正確的《售后服務(wù)承諾函》，繼續(xù)參加該項(xiàng)目的評(píng)審活動(dòng)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)認(rèn)為A公司不響應(yīng)采購(gòu)文件的要求，作無(wú)效投標(biāo)處理。

  筆者提醒，投標(biāo)人在制作投標(biāo)文件時(shí)，每一個(gè)細(xì)節(jié)都很重要，否則差之毫厘謬以千里，從而導(dǎo)致投標(biāo)失敗。

  錯(cuò)蓋公章

  某市政府采購(gòu)中心為某部門采購(gòu)一批儀器儀表設(shè)備。評(píng)審過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)發(fā)現(xiàn)投標(biāo)公司A的投標(biāo)文件中的《開標(biāo)一覽表》所蓋公章竟然是分公司的公章。評(píng)標(biāo)委員會(huì)詢問A公司授權(quán)代表為何出現(xiàn)這種情況，A公司代表紅著臉解釋說(shuō)，因?yàn)楣竟率墙y(tǒng)一保管的，標(biāo)書做出來(lái)后，工作人員忙著在標(biāo)書上蓋章，一不小心弄錯(cuò)了。評(píng)標(biāo)委員會(huì)最終以不響應(yīng)采購(gòu)文件要求作為無(wú)效投標(biāo)處理，A公司對(duì)此心服口服，無(wú)任何異議。

  上述幾個(gè)案例中，說(shuō)明投標(biāo)成功的關(guān)鍵要素是：細(xì)心、細(xì)心、再細(xì)心。在招投標(biāo)實(shí)踐活動(dòng)中，往往成功的投標(biāo)，都是在細(xì)節(jié)上處理的很好。

  （作者單位：江西明臺(tái)工程招投標(biāo)代理有限公司）

（責(zé)編：楊金亮）